Dữ liệu
Ai sở hữu dữ liệu, bốn mức phân loại, cách xin xem, xuất, sửa dữ liệu, bảo mật và thời hạn giữ.
Lưu ý. Đây là bản dự thảo ngày 27/10/2026. Nội dung có hiệu lực khi Bên bán ban hành quy chế làm việc chính thức.
Nguyên tắc
- Dữ liệu nghiệp vụ thuộc Bên mua. Bên bán giữ, xử lý và bảo đảm chất lượng theo hợp đồng, không dùng dữ liệu của Bên mua này cho Bên mua khác.
- Mỗi loại dữ liệu có một nguồn chuẩn và một chủ sở hữu phía Bên mua.
- Quyền xem, xuất dữ liệu là tối thiểu, cấp theo vị trí, có ngày hết hạn và được rà lại mỗi quý.
- Không sửa dữ liệu đang dùng thật khi chưa có phiếu, người duyệt và bản sao lưu.
- Chỉ số phải có định nghĩa được chủ sở hữu duyệt trước khi lên báo cáo. Số trên báo cáo phải đối soát được với nguồn.
- Dữ liệu cá nhân chỉ xử lý đúng mục đích đã thoả thuận, được che khi kiểm thử, theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15.
Vai trò
| Vai trò | Ai (theo vị trí) | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Chủ sở hữu dữ liệu | Trưởng bộ phận nghiệp vụ phía Bên mua theo miền: Kinh doanh (khách hàng, đơn hàng), Mua hàng và Kho vận (nhà cung cấp, tồn, giao hàng), Kế toán (công nợ, giá, ngân sách), Nhân sự (nhân viên, cây quản lý) | Duyệt định nghĩa chỉ số, mức phân loại, ai được xem, được xuất dữ liệu mức Hạn chế, Mật; chấp nhận ngưỡng chất lượng |
| Người quản lý dữ liệu nghiệp vụ | Đầu mối được chủ sở hữu giao phía Bên mua | Tạo, sửa dữ liệu chủ trên hệ thống nguồn; xác nhận số liệu khi đối soát |
| Bên bán | Phòng Công nghệ thông tin | Vận hành, kiểm chất lượng, làm các yêu cầu đã được duyệt, ghi sổ cấp quyền và sổ sửa dữ liệu |
Bốn mức phân loại
| Mức | Ví dụ | Ai được xem | Xuất ra tệp | Dùng khi kiểm thử |
|---|---|---|---|---|
| Công khai | Danh mục sản phẩm đã công bố | Mọi người dùng | Tự do | Dùng thật |
| Nội bộ | Doanh số tổng hợp, báo cáo quản trị, nhật ký vận hành | Người dùng theo cây nhân sự | Người dùng có quyền | Dùng thật |
| Hạn chế | Đơn hàng chi tiết theo khách, giá bán, công nợ, chỉ tiêu cá nhân, tồn theo kho | Theo phân quyền dòng | Chủ sở hữu duyệt từng lần | Che hoặc lấy mẫu |
| Mật | Dữ liệu cá nhân (số định danh, số điện thoại, vị trí định vị của nhân viên), lương, mật khẩu, khoá truy cập | Đích danh, có nhật ký truy cập | Chủ sở hữu duyệt, Bên bán xác nhận; tệp mã hoá | Bắt buộc che |
Mỗi bảng dữ liệu được gắn một mức. Bảng chứa nhiều mức thì lấy mức cao nhất. Chủ sở hữu dữ liệu duyệt mức của từng bảng.
Xin xem, xuất hoặc sửa dữ liệu
| Loại yêu cầu | Ai duyệt | Thời hạn làm sau khi duyệt |
|---|---|---|
| Cấp quyền xem | Mức Công khai, Nội bộ: Bên bán làm khi người xin đúng phạm vi cây nhân sự. Mức Hạn chế: chủ sở hữu dữ liệu. Mức Mật: chủ sở hữu dữ liệu, Bên bán xác nhận thêm. | 1 ngày làm việc |
| Trích xuất dữ liệu ra tệp | Như dòng trên | 3 ngày làm việc |
| Sửa dữ liệu | Chủ sở hữu dữ liệu. Sửa hàng loạt là thay đổi lớn, đi theo lịch ở trang Bảo trì và cập nhật. | 2 ngày làm việc |
| Thêm hoặc đổi chỉ số trên báo cáo | Chủ sở hữu dữ liệu duyệt định nghĩa trước khi làm | Theo kế hoạch hai bên thống nhất |
Chủ sở hữu dữ liệu trả lời trong 2 ngày làm việc. Quá hạn, Bên bán nhắc và báo đầu mối của Bên mua. Sau khi sửa dữ liệu hoặc làm chỉ số mới, Bên bán đối soát với người quản lý dữ liệu nghiệp vụ trước khi báo xong.
Tệp trích xuất gửi một lần được xoá sau 30 ngày. Người nhận chịu trách nhiệm với bản đã nhận. Tệp dữ liệu mức Mật được mã hoá và gửi qua kênh của Bên bán.
Danh mục dùng chung
Khách hàng, sản phẩm, bảng giá, chương trình khuyến mại, hạn mức là danh mục dùng chung. Người quản lý dữ liệu nghiệp vụ của Bên mua tạo và sửa các danh mục này trên hệ thống quản trị doanh nghiệp của Bên mua. Dữ liệu sau đó được đồng bộ sang các hệ thống Bên bán vận hành. Bên bán không sửa các danh mục này. Danh mục ngừng dùng thì vô hiệu hoá, không xoá; mã đã cấp không dùng lại.
Chất lượng dữ liệu
Bên bán đo chất lượng dữ liệu theo sáu tiêu chí: đầy đủ, chính xác, nhất quán, kịp thời, hợp lệ, không trùng. Bên bán đối soát số với nguồn hằng ngày. Dữ liệu sai được xử lý như sự cố:
- Sai dữ liệu nghiệp vụ (đơn hàng, giá, tồn, công nợ): mức 1.
- Số sai trên báo cáo đang dùng để ra quyết định: mức 2.
- Lệch không ảnh hưởng quyết định: mức 3.
Quyền xem báo cáo
Quyền xem hệ thống báo cáo phân tích (BI) cấp theo cây nhân sự của Bên mua, từ cấp giám sát trở lên, trừ khi chủ sở hữu dữ liệu duyệt khác. Bên bán rà quyền cùng chủ sở hữu mỗi quý. Quyền hết hạn hoặc của người nghỉ việc được thu hồi trong ngày.
Dữ liệu cá nhân
Dự án có xử lý dữ liệu cá nhân thì hai bên ký thoả thuận xử lý dữ liệu cá nhân, và Bên bán đánh giá tác động trước khi làm. Bên bán là bên xử lý dữ liệu cá nhân thay mặt Bên mua, là bên kiểm soát dữ liệu.
Thời hạn giữ
| Loại dữ liệu | Thời hạn giữ | Căn cứ |
|---|---|---|
| Dữ liệu nghiệp vụ và lịch sử bảng chiều trong kho | Theo hợp đồng với Bên mua; mặc định suốt thời hạn hợp đồng | Hợp đồng |
| Chứng từ, sổ kế toán đồng bộ từ hệ thống quản trị doanh nghiệp | Theo thời hạn của Luật Kế toán | Luật Kế toán |
| Dữ liệu cá nhân | Chỉ khi còn mục đích xử lý đã thoả thuận; xoá hoặc ẩn danh khi hết mục đích | Luật 91/2025 |
| Tệp trích xuất tạm | 30 ngày | Thoả thuận hai bên |
| Nhật ký truy cập dữ liệu Mật, sổ cấp quyền, sổ sửa dữ liệu | Tối thiểu 2 năm | Thoả thuận hai bên |
Khi kết thúc hợp đồng
Dữ liệu được trả hoặc xoá theo hợp đồng, có biên bản. Bản sao lưu cũng được xử lý theo cùng biên bản. Bên thực hiện sao lưu, tần suất sao lưu và thời gian khôi phục ghi trong hợp đồng hoặc biên bản với từng Bên mua.