Yêu cầu thay đổi và dự án mới

Lưu ý. Đây là bản dự thảo ngày 27/10/2026. Nội dung có hiệu lực khi Bên bán ban hành quy chế làm việc chính thức.

Từ yêu cầu đến hợp đồngChép link mục

1. Bên mua gửi yêu cầu qua biểu mẫu tiếp nhận.
2. Trong 3 ngày làm việc, Bên bán kết luận yêu cầu nằm trong phạm vi hợp đồng hay là yêu cầu thay đổi, kèm ước lượng sơ bộ.
3. Với yêu cầu thay đổi, Bên bán gửi báo giá trong 5 ngày làm việc sau khi đủ thông tin. Khi hợp đồng chưa ký, mốc trong báo giá ghi theo ngày làm việc thứ n tính từ ngày ký.
4. Hai bên ký biên bản xác nhận yêu cầu và phụ lục hợp đồng. Chưa ký thì Bên bán chưa làm.
5. Bên bán làm theo các bước dưới đây, tuỳ cỡ dự án.

Cỡ dự ánChép link mục

Dự án có hợp đồng mới luôn từ cỡ vừa trở lên. Khi khảo sát chi tiết cho thấy khối lượng vượt cỡ đang áp dụng, Bên bán nâng cỡ và bổ sung tài liệu còn thiếu.

Chín bước và phần việc của Bên muaChép link mục

Hình 1. Chín bước dự án

1. Tiếp cận và đánh giá cơ hộiChép link mục

Mục tiêu. Quyết định có theo đuổi cơ hội hay không trước khi bỏ công khảo sát.

• Bên mua tham gia: Dự buổi làm việc đầu tiên: mục tiêu, phạm vi sơ bộ, người quyết định, thời hạn mong muốn. Nêu 1 đến 3 chỉ tiêu lợi ích đo được, ví dụ giảm thời gian lập đơn.
• Bên mua ký hoặc xác nhận: Thoả thuận bảo mật, trước khi giao dữ liệu thật.
• Bên mua nhận: Biên bản buổi làm việc đầu tiên.

2. Khảo sát sơ bộ và đề xuấtChép link mục

Mục tiêu. Có đề xuất giải pháp và báo giá được duyệt nội bộ để gửi Bên mua.

• Bên mua tham gia: Cung cấp thông tin hiện trạng để Bên bán ước lượng khối lượng.
• Bên mua nhận: Đề xuất giải pháp, báo giá và điều kiện thương mại. Báo giá ghi rõ giả định và phần ngoài phạm vi.

3. Ký kết và khởi độngChép link mục

Mục tiêu. Có căn cứ pháp lý để làm, kế hoạch được hai bên thống nhất và đội dự án sẵn sàng.

• Bên mua tham gia: Cử đầu mối và người ký nghiệm thu. Dự họp khởi động.
• Bên mua ký hoặc xác nhận: Hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng. Mốc thanh toán gắn với biên bản nghiệm thu từng mốc.
• Bên mua nhận: Lịch tổng thể theo mốc, bảng phân công hai bên, danh sách đầu mối và cách báo lên cấp trên, biên bản họp khởi động.

4. Khảo sát chi tiết và đặc tả yêu cầuChép link mục

Mục tiêu. Yêu cầu được Bên mua ký chốt, đủ rõ để thiết kế và kiểm thử.

• Bên mua tham gia: Các bộ phận liên quan dự khảo sát. Đọc tài liệu yêu cầu và tiêu chí nghiệm thu của từng chức năng.
• Bên mua ký hoặc xác nhận: Biên bản chốt yêu cầu và danh sách việc ngoài phạm vi. Từ đây phạm vi, lịch và khối lượng được chốt làm mốc so sánh.
• Bên mua nhận: Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ, sơ đồ quy trình hiện tại và tương lai.

5. Thiết kế giải phápChép link mục

Mục tiêu. Có thiết kế đủ để phát triển, được Bên bán duyệt và Bên mua đồng ý phần giao diện, tích hợp.

• Bên mua tham gia: Xem giao diện mẫu và thiết kế kết nối với hệ thống của Bên mua.
• Bên mua ký hoặc xác nhận: Biên bản duyệt thiết kế phần giao diện và kết nối.

6. Phát triển và kiểm thử nội bộChép link mục

Mục tiêu. Đợt phát hành được phát triển, kiểm thử độc lập và sẵn sàng mời Bên mua kiểm thử chấp nhận.

• Bên mua tham gia: Dự buổi trình diễn giữa kỳ với dự án lớn.
• Bên mua nhận: Báo cáo tiến độ hằng tuần với dự án vừa và lớn. Bên bán tự kiểm thử, hết lỗi mức cao rồi mới mời Bên mua kiểm thử chấp nhận.

7. Kiểm thử chấp nhận và nghiệm thuChép link mục

Mục tiêu. Bên mua xác nhận hệ thống đáp ứng yêu cầu đã chốt.

• Bên mua tham gia: Thống nhất kế hoạch kiểm thử, gồm thời hạn sửa lỗi trong đợt. Người dùng chạy kịch bản theo nghiệp vụ và ghi lỗi.
• Bên mua ký hoặc xác nhận: Biên bản kiểm thử chấp nhận. Biên bản nghiệm thu, ký ngay sau kiểm thử hoặc sau khi đưa vào sử dụng, theo hợp đồng.
• Bên mua nhận: Danh sách lỗi còn lại kèm hạn sửa. Đề nghị thanh toán theo mốc.

8. Triển khai, đào tạo và đưa vào sử dụngChép link mục

Mục tiêu. Hệ thống chạy thật ổn định, người dùng làm được, đội vận hành nhận bàn giao.

• Bên mua tham gia: Người dùng dự đào tạo theo vai trò. Đối chiếu dữ liệu sau chuyển đổi, khi có chuyển đổi dữ liệu.
• Bên mua ký hoặc xác nhận: Biên bản bàn giao, khi hợp đồng yêu cầu.
• Bên mua nhận: Hướng dẫn sử dụng theo vai trò, thông báo lịch đưa vào sử dụng. Sau khi chạy thật, Bên bán theo dõi sát hệ thống 2 tuần với phân hệ mới.

9. Bảo hành, vận hành và đóng dự ánChép link mục

Mục tiêu. Thực hiện cam kết bảo hành, tổng kết và đóng dự án đủ hồ sơ.

• Bên mua tham gia: Gửi yêu cầu sau khi đưa vào sử dụng qua kênh tiếp nhận. Lỗi trong thời hạn bảo hành không tính phí.
• Bên mua ký hoặc xác nhận: Biên bản kết thúc bảo hành. Biên bản thanh lý hợp đồng, khi hợp đồng yêu cầu.
• Bên mua nhận: Báo cáo dịch vụ định kỳ, phiếu khảo sát mức độ hài lòng, kết quả đo lại chỉ tiêu lợi ích sau 3 tháng sử dụng.

Dự án nhiều giai đoạnChép link mục

Dự án chia nhiều giai đoạn thì bước 4 đến bước 8 lặp lại cho từng giai đoạn. Bước 1 đến 3 và bước 9 làm một lần cho cả dự án, trừ khi giai đoạn sau có hợp đồng hoặc phụ lục riêng.

Thay đổi sau khi chốt yêu cầuChép link mục

Mỗi thay đổi sau khi đã ký biên bản chốt yêu cầu đi theo cách ở đầu trang: kết luận, báo giá, ký rồi mới làm. Bên bán ghi mọi thay đổi vào sổ đăng ký yêu cầu thay đổi của dự án.

Nếu khối lượng sau khảo sát chi tiết vượt báo giá quá 10%, Bên bán trao đổi với Bên mua để điều chỉnh phạm vi hoặc lập yêu cầu thay đổi trước khi thiết kế.

Khi tiến độ có thể trễChép link mục

Khi một mốc trễ quá 5 ngày làm việc, hoặc việc trễ làm dời mốc trong hợp đồng, Bên bán báo Bên mua bằng văn bản kèm lịch mới.